第1条 事務局の位置づけ
事務局は一般社団法人日本IKIGAIデザイン協会が担い、委員会の会議、契約、会計、保険、個人情報、参加者対応、記録を支える。社団の既存の定款・規程・決裁権限に従う。
IKIGAI WORKS株式会社は社団との契約に基づき実装支援を担い、範囲、費用、成果物、データ取扱いを別途定める。実装担当であることだけで意思決定や個人情報への無制限のアクセスを認めない。
産学共創には、IKIGAI WORKS株式会社に加え、希望するIKIGAIパートナー企業を含む企業・団体も参加を申し出ることができる。大学・学生・地域と共に取り組む産学共創の役割と、契約に基づく実装支援の役割を区別し、参画だけで委託先の選定や契約権限が生じるものとしない。
第2条 担当と権限表
事務局責任者は、業務ごとに提案者、確認者、承認者、実行者、報告先、代行者を権限表へ記録し、運営会議と社団の権限ある者が確認する。担当本人の受諾を記録する。
六つのアクションに加え、参加者対応、安全、広報、会計、データ管理、産学共創・研究連携の担当を明らかにする。兼務はできるが、独立した承認や監査が必要な工程を一人で完結させない。
運用別紙の権限表には実際の担当者・受諾日、業務の対象、期間、金額等の上限、対外公表・データ提供・返金・危険を伴う業務の条件、報告頻度、例外時の付議先、証跡の保管先を記す。金額基準は社団の既存権限と整合させて承認し、未記入を無制限の委任と解釈しない。必要な項目が確定した業務から開始する。産学共創の案件では、参加する企業・大学等と、担当・役割、期間、費用、成果物の権利、データの取扱い、成果の公表範囲を事前に確認し、必要な承諾・契約に対応付けて記録する。研究を伴う場合は、研究計画・倫理手続き・本人同意を別に確認する。
権限表、案件記録、未処理の相談・会計事項は、週次など事前に定めた周期で事務局と各担当が一緒に確認する。日常の進行確認のために毎回正式会議を増やさず、権限・利害・条件に変更がある案件を正式な審議や決裁へつなぐ。
第3条 総会・委員長・運営会議の分担
総会は会則で定めた基本方針と規程を決め、委員長はその実行を統括する。運営会議は部門間の調整、開催計画、承認済予算内の配分、課題への対応を決める。
委員長や部門責任者の肩書だけで、社団名義の契約、採用、借入れ、保証、保険加入、第三者へのデータ提供を約束してはならない。
第4条 日常業務の委任
事務局と部門担当は、承認済みの計画・予算と文書化した委任範囲に限り、日程調整、参加案内、発注手配等を行う。委任事項には期間、対象、条件、報告方法を付ける。
予算に記載があっても契約権限が委任されていない場合は承認を得る。委任範囲が未設定、判断困難、条件変更の場合は、実行前に事務局責任者へ戻す。
承認済みの案内文・日程・手順に沿う定型業務は、文書化した委任範囲内で担当者が実行し、定めた頻度で報告する。費用、契約、公開範囲、安全条件などの変更や範囲外の判断は、実行前に権限表の承認者へ戻す。学生にも同じ役割と確認基準を適用し、すべてを委員長一人へ集中させない。
第5条 決裁の手順
提案者は目的、実施内容、費用・財源、相手方、日程、リスク、必要な権利・同意を記載する。確認者は計画・予算・規程との整合を確認し、承認者が承認または差戻しを記録した後に実行する。
発注・支払いは会計規程にも従う。口頭の了解だけで契約を成立させる運用は行わず、承認内容と見積書・契約書等を対応付けて保存する。
AIは資料作成、論点整理、記録の要約、確認項目の提示を補助できる。承認・検収・議決・契約決裁は人間が責任を持って行い、AI同士の確認を独立した人の確認の代わりにしない。入力情報の取扱いは個人情報・撮影・研究データ取扱方針による。
第6条 利益相反と代理決裁
本人や所属組織に利益が生じる案件は先に申告し、当事者を確認・承認から外す。社団と実装支援会社との取引でも同じ手続きを適用する。
承認者が不在または利害関係者の場合は、権限表で定めた利害関係のない代行者が担当する。適切な代行者がいない場合は上位の決定機関へ付議し、事後承認を前提に進めない。
上位の付議先や代行先に同じ利害関係がある場合も、当事者が名義を替えて承認しない。外部専門家の助言を得ても法人の決裁権限が新たに生じるわけではなく、権限ある機関が正当な手続きで解決するまで当該案件を保留する。
第7条 人員とボランティア
有償業務、委託、無償ボランティアを区別し、活動内容、期間、連絡先、費用、保険、権利関係を活動開始前に文書で伝える。無償参加に実施できない業務を無理に負わせない。
学生を含む参加は任意とする。学業や所属先の評価と研究への協力を結び付けない。役割を減らす・変更する・辞退する窓口を設け、未成年者への活動条件と必要な保護者同意を確認する。
第8条 資料・アカウントの管理
公式資料と公式アカウントは事務局が管理台帳を持ち、担当者に必要な範囲の権限を与える。個人所有のアカウントを唯一の管理手段としない。資格情報を共用資料や公開場所へ記載しない。
退任・担当変更時は資料、未処理事項、機材、権限を引き継ぐ。履歴や原本を勝手に削除せず、保存期間とアクセス権を見直す。
第9条 監査・相談・事故対応
監査・倫理相談担当は、決裁・契約・会計・権限付与の記録を必要な範囲で確認できる。業務執行者は確認に協力し、指摘への対応と期限を記録する。
重大な安全・情報・会計上の問題は委員長と社団の責任者へ直ちに報告する。当事者が通常の報告先である場合は、独立した監査・倫理相談担当へ直接連絡できる。
第10条 改定と施行
本案は案 v0.3・未施行、制定日・施行日未定とする。総会の採択、社団による職務権限の確認、担当者・代行者・窓口の確定後に施行する。
委員会内部の規程間で矛盾する場合は会則を優先する。ただし、適用法令、社団の定款・権限や既存契約を本規程で変更しない。矛盾を確認した箇所は正式な手続きで修正する。