第1条 管理責任と対象
万博の参加者・関係者の個人情報は事務局である社団が管理責任を担う。本方針は登録情報、LINE等の連絡情報、参加記録、写真・映像・音声、アンケート、研究のための記録に適用する。
地域の別主催者や研究機関が扱う情報は、誰が何を管理するかを個別に明示する。委員会内部の役職、スポンサー資格、IKIGAIパートナーへの加入や企業としての参画だけで、個人情報を閲覧できるものとしない。
第2条 収集前の説明
収集を始める前に、情報の項目、利用目的、必須・任意の別、管理主体、保存期間、委託先と処理内容、外部・国外への提供の有無、問い合わせ・撤回の方法を示す。必要以上の情報を集めない。
取扱いが未確定の新機能では本番の収集を開始しない。保存期間は『必要な間』だけで済ませず、期間または終了を判定できる基準を定める。目的変更時は必要な説明と同意を改めて行う。
第3条 同意の分離
一般参加・連絡、写真等の撮影、AIによる加工、WEBやSNS等への掲載、研究利用を分けて説明し、必要な選択と同意を記録する。一つへの同意を別の用途に流用しない。
参加登録や公式LINEの友だち追加を研究参加への同意としない。実行委員・ボランティアも研究への協力を自由に選べる。研究や公開に同意しないことを理由に、一般参加、運営、ボランティア活動で不利益を与えない。IKIGAIパートナー企業等の産学共創への参画と、社員・学生等の個人の研究参加は別に扱い、所属先の承諾で本人の研究同意を代替しない。
第4条 マイページと参加記録
非公開のメモ、価値観・心理尺度の回答、原写真はWEB会場の表示データと分けて管理する。分身、表示名、参加イベント等の表示項目と閲覧範囲を本人に示し、本人が選んだ範囲でのみ掲載する。
運営連絡用の名簿を営業リストとして渡さず、個人の心理指標をスポンサーや他の実行委員へ提供しない。担当者の閲覧は目的に必要な最小限とし、操作記録を残す。
第5条 撮影とAIによるキャラクター化
写真を受け取る際に、被写体本人と必要な関係者の許諾を確認する。他者や未成年者が写る写真は、その人に必要な説明と同意を確認できるまで加工・掲載を進めない。
写真からマイIKIGAIくんを生成する場合は、加工サービス、送る情報、保存・学習利用等の条件を確認し、本人へ説明してから処理する。原写真は非公開とし、完成画像を本人が確認して掲載を選ぶまではWEB会場等へ公開しない。
第6条 研究利用
.insight、BIG5、IKIGAI-9等を研究に用いる場合は、共同研究者との合意、尺度の使用条件、研究計画、必要な倫理審査・承認を整えた後、対象者へ別途説明して同意を得る。一般参加のデータを、後の研究審査を前提に研究用として先行収集しない。
研究目的、測定時期、提供先、照合方法、撤回の期限・限界、公表方法を説明する。大学や研究者の参加・承認を未確認のまま表示しない。研究担当者には承認された項目のみを渡し、氏名等との対応情報は分けて管理する。
第7条 委託・第三者提供・AIサービス
社団は委託先の目的外利用、再委託、保存先、安全管理、削除、事故連絡を確認し、契約等で管理する。実装支援会社への提供も業務上必要な範囲に限り、委託先の独自の営業・研究・学習へ転用させない。
第三者提供や国外での取扱いがある場合は、適用される法令上の条件と必要な説明・同意等を確認する。規約や設定を確認できないAIへ個人情報を入力しない。
第8条 安全管理と保存終了
情報の種類ごとに閲覧権限を設定し、本人確認、アクセス記録、バックアップ、端末・アカウント管理を行う。研究データの識別番号化だけで、個人情報でなくなったと扱わない。
保存期間が終わった情報は削除または適切に匿名化し、処理を記録する。法令・契約・研究計画上の保存が必要な情報は、その根拠と期間を整理して目的外の利用を止める。
第9条 開示・訂正・取り下げ・撤回
本人は、案内された窓口へ情報の開示・訂正・利用停止等、掲載の取り下げ、研究同意の撤回を申し出ることができる。事務局は必要な本人確認を行い、対象と対応予定を伝える。
管理するWEB掲載は速やかに停止を検討する。印刷済みの資料、第三者による転載、本人と照合できない集計等で対応に限界がある場合は、収集・同意の段階で説明し、申出時にも理由と可能な対応を伝える。
第10条 未成年者・事故・相談
未成年者には年齢と理解に応じて説明し、本人の意思を尊重するとともに必要な保護者同意を用途別に確認する。学校・ゼミへの所属だけで本人や保護者の同意があると扱わない。
漏えい、誤公開、不正利用等が疑われる場合は拡大防止と事実確認を行い、社団の管理責任者へ直ちに報告する。必要な本人への通知・関係機関への報告を判断し、原因と再発防止を記録する。
第11条 方針の確定と施行
本案は案 v0.3・未施行、制定日・施行日未定とする。社団の既存方針との整合、実際のサービス・委託先・保存期間・窓口を確認し、必要な承認を経て施行する。本案の掲載は未実装のデータ処理を開始したことを意味しない。
委員会内部の規程間で矛盾する場合は会則を優先する。ただし、適用法令、社団の定款・権限や既存契約を本規程で変更しない。矛盾を確認した箇所は正式な手続きで修正する。