第1条 対象と会則との関係
本規程は実行委員総会と運営会議に適用する。総会の権限・議決要件は会則に従い、運営会議は総会から委任された事項に限って決定する。
第2条 招集と議題の提出
委員長が会議を招集し、事務局が日時、開催方法、議題、判断に必要な資料、議決方法を通知する。総会は原則七日前、運営会議は原則三日前までに通知する。本会則の初回採択の招集は会則第十一条による。
委員は理由と議題を付けて開催を申し出ることができる。委員長は受理から七日以内に開催予定または開催しない理由を回答する。監査・倫理相談担当の重大な懸念の報告を議題から外さない。
第3条 議長と参加者
議長は委員長とする。委員長が欠席または議案の利害関係者である場合は、その議案の議決可能な出席者から議長を選ぶ。議長は発言機会を確保し、論点、選択肢、判断の根拠を確認する。
助言者や担当者を説明のために招くことができるが、委員でない者に議決権は与えない。機密事項を扱う場合は参加範囲と守秘を事前に確認する。
第4条 オンライン・書面・代理
本人を確認でき、相互に意見を伝えられるオンライン出席は会場での出席と同じに扱う。通信不良で審議に参加できなかった者の票は推定せず、再接続や書面での確認を行う。
総会では事前に示した議案に限り書面・電子方式での議決、または別の委員一人への委任を認める。委任状は議案、代理人、委任範囲を記し、代理は一人につき一人分までとする。本人出席との二重計上をしない。運営会議の代理人は説明のみとし議決権を持たない。
第5条 利害関係の確認
会議の冒頭と各議案の前に利害関係を申告する。本人・所属組織への発注、本人の処分、本人が調査対象の苦情などの当事者は、事実説明を求められた場合を除き審議・議決を離れる。
代理人がその議案の利害関係者に当たる場合、その者への委任は受け付けない。除外者と理由を議事録に記録する。判断に争いがある場合は監査・倫理相談担当の意見を得て、利害関係のない出席者が判断する。
第6条 成立と議決
総会は会則の定足数・賛成数による。運営会議は、その議案の議決可能な構成員の過半数の出席、出席者の過半数の賛成で決める。役割を兼ねる者も一票とし、棄権は出席者数に含め、可否同数は否決とする。
委任範囲を超える案件、採択前に重要な条件が変わった案件、議決可能者を確保できない案件は保留し、総会または社団の権限ある機関へ付議する。
第7条 持回り決議
開催せずに書面・電子方式で決める場合は、提案内容、理由、期限、議決可能者を全員に提示し、その議案の議決可能者全員の明示的な賛成を記録する。返信がないことを賛成と扱わない。
一人でも審議の開催を求めた場合、または監査・倫理相談担当が手続上の異議を述べた場合は会議を開催する。後から送付した資料で既に得た同意を流用しない。
第8条 議事録・決定事項の管理
事務局は日時、出席・欠席、代理・書面票、議案、利害関係の除外、賛否数、決定内容、担当、期限、異議を記録する。原則七日以内に案を作成し、議長と議長以外の出席者一人が内容を確認する。
誤記の訂正は訂正前の記録を残して履歴を付ける。公開用の会議要旨は個人情報・機密を除き、情報公開・広報規程に従って掲載する。
提案・確認・承認・実行・報告の情報は、一つの案件記録を基に管理し、必要な議事録・会計資料・公開要旨へ参照する。転記の重複を減らしながら、個別の決議、取引、同意の証跡を追跡できるようにする。
第9条 緊急対応と事後確認
人身安全、個人情報、システム等に切迫した危険がある場合、現場責任者または事務局は参加受入れ、公開、決済、システムを必要な範囲で停止できる。委員長への連絡を待つことで被害が拡大する場合は安全確保を先行する。
対応者は原則二十四時間以内に事務局・委員長へ経緯と措置を報告し、運営会議が速やかに継続・再開・是正を判断する。緊急対応は会則改定や新たな契約権限の取得を意味せず、費用が生じる措置は社団の緊急決裁手続きに従う。
開催・システムごとに、停止の対象、連絡先と代行順、再開を決める者、再開条件、必要な安全・情報管理等の確認者を開始前に定める。再開は、権限を持つ判断者と、当該対応を実行した者とは別で、その案件の特別な利害関係を持たない確認者の確認を記録して行う。必要な判断者・確認・条件がそろわなければ該当部分の停止を継続する。運営会議を開けない場合も、事前に定めた委任範囲を超えない。
第10条 改定と施行
本案は案 v0.3・未施行、制定日・施行日未定とする。総会が採択・改定し、社団側の必要な確認を経て施行日を通知する。会則と矛盾する場合は会則を優先し、矛盾箇所を修正する。