第1条 会計の主体
万博の収支は事務局である社団の会計に帰属し、委員会独自の口座は設けない。社団の帳簿で万博事業と個別事業の収支を識別できるように管理する。
地域の別主催者が負担する費用は責任分担書に明記し、委員会の収支と混同しない。個人の口座で継続的に集金・保管する運用を行わない。
第2条 予算と変更
事務局は収入の根拠、支出の用途、資金の制約、未確定事項を示した予算を作成し、総会と社団の必要な承認を得る。未確定の協賛や売上を確定収入として扱わない。
担当者は承認済予算かつ委任範囲内でのみ手配する。範囲外の支出、目的変更、追加負担は実行前に承認を得る。承認金額を分割して決裁を避けることを禁じる。
第3条 受入れ区分と条件
協賛、寄附、参加料、物販売上、クラウドファンディング、現物提供を区別し、提供者、金額・数量、目的、対価・返礼、返金・取消条件、受入れ名義を記録する。
受入れ前に事業目的との適合、相手方、過大な将来負担や不当な条件の有無を確認する。違法な活動、不当な介入、反社会的勢力との関係等が確認された案件は受け入れず、判断の根拠を記録する。
第4条 協賛・寄附の説明
協賛の対価として提供する名称掲載・出展等は契約に具体的に定める。寄附について、購入や協賛と誤認させる説明をしない。受領書・請求書は社団の管理のもと発行する。
寄附控除、税制優遇、損金算入等を一律に保証しない。税務上の取扱いは受入形態と適用条件を確認して説明する。寄附・協賛の額を委員の議決権や研究結果の扱いに結び付けない。
第5条 使途指定とクラウドファンディング
使途を指定して受け入れた資金は台帳上区別し、指定と異なる流用をしない。変更が必要な場合は契約・募集条件に基づく同意や返金等の手続きを先に行う。
クラウドファンディングは実施主体、方式、目標、手数料、返礼、達成・未達時の扱い、提供時期、問い合わせ先を確定してから募集する。地域への支援金配分は条件・法務税務・社団の決裁を確認した別の実施要項なしに開始しない。
第6条 発注・支払い
発注前に仕様、見積、選定理由、予算、利益相反を確認する。価格だけでなく安全、品質、納期、権利・データ管理を含めて選び、比較を省く場合は理由を記録する。
支払いは承認記録と請求・納品・実施の確認を対応付けて行う。申請者・受取人が自らの支出を承認しない。兼務のため確認を分けられない場合は、利害関係のない承認者を社団側で確保する。
社団とIKIGAI WORKS株式会社を含む関連当事者との取引では、仕様、価格根拠（類似単価・過去実績・見積等の資料）、選定理由、成果物と権利、データの範囲、追加変更条件、検収条件を案件記録に残す。受注側の当事者を発注側の選定・承認・検収・支払承認から外し、権限を持つ代替者と独立した確認を発注前に確保する。外部者の助言を社団側の決裁の代わりにしない。
支払い前に、受注側の業務に関与しない社団側の担当者が仕様と成果物を照合し、検収者・結果・日付を記録する。検収記録と正当な支払承認がそろうことを支払いの条件とし、役職だけで検収済みと扱わない。
第7条 立替・報酬・現物の管理
立替は原則事前承認とし、目的、領収書等、精算先を記録する。緊急立替は理由と証拠を速やかに提出し、社団の決裁を受ける。事後承認が必ず得られるとは約束しない。
委員への報酬、交通費、出演料等は対象と基準を事前に決める。無償ボランティアの経費負担も事前に示す。現物提供・借用品は数量、管理者、用途、返却条件を台帳に残す。
第8条 記録・照合・監査
会計担当は帳簿、口座残高、現金、未収・未払、使途指定残高を定期的に照合し、少なくとも月ごとに事務局責任者へ報告する。会計資料の保存期間は社団の規程と適用法令を確認して定める。
監査担当は執行担当から独立して証拠と承認の整合を確認し、是正事項を総会と社団へ報告する。委員会の内部確認を、法定監査や外部監査を受けたことのように表示しない。
第9条 収支報告と終了時の処理
事務局は会期中の収支状況と、閉幕後の精算・未払・返金等を総会へ報告する。公開用の収支報告は個人情報や取引上の機密を除き、情報公開・広報規程に従って作成する。
余剰金、使途指定金、借用品等の扱いは約束と社団の正式な決裁に従い、委員への分配を行わない。解散後に残る対応がある場合は社団の担当者・期限・窓口を明確にする。
第10条 改定と施行
本案は案 v0.3・未施行、制定日・施行日未定とする。総会の採択に加え、社団側の会計・決裁手続きとの整合を確認して施行する。掲載によって募集や支払いを開始したことにはならない。
委員会内部の規程間で矛盾する場合は会則を優先する。ただし、適用法令、社団の定款・権限や既存契約を本規程で変更しない。矛盾を確認した箇所は正式な手続きで修正する。