第1条 公開の目的と窓口
委員会は参加者や支援者が運営の仕組みを確かめられるよう、公式LPに組織・規程・報告の入口を設ける。事務局が情報の管理を担い、公開担当と承認担当を定める。
第2条 組織情報の公開
主催、委員長、事務局、実装支援、役割分担、問い合わせ先を示す。新設する機関や担当については、設置・選任・本人承諾を確認したものと、検討中の案を区別する。
役職者の氏名・所属・顔写真の公開は本人と必要な所属先の承諾を得る。大学、自治体、企業等の名前やロゴを、相談中だけで共催・後援・研究参画として掲げない。
第3条 規程・改定履歴
会則と関連規程は文書ごとに名称、版、制定日、改定日、施行日、状態、所管窓口を示す。案は『案・未施行』と明示し、正式版と混同する配置にしない。
改定時は変更点と適用範囲を記し、旧版は履歴として保管する。掲載の誤字修正と制度の変更を区別し、公開日を制定日や施行日の代わりにしない。
第4条 会議の要旨
総会・運営会議について、開催日、審議事項、主な決定、次の対応をまとめ、議事録の確認後、原則十四日以内に会議要旨を公表する。
個人情報、相談内容、交渉中の条件、営業秘密、安全上の情報は必要な範囲で除く。非公開とする項目は理由を記録し、機密を含むことだけで会議全体の説明を省かない。
確認が遅れる場合は、原則の期限内に遅延理由と次の掲載予定を示す。相談者の情報や機密を理由に公開できない部分があっても、公開できる主要決定と次の対応は要旨にする。
第5条 活動・収支の報告
事業計画と予算は正式な承認後に概要を掲載し、会期中は節目ごとに活動と支援の使途を報告する。収入・支出・残額・未精算分を区別し、参加者数等には集計方法を付ける。
閉幕後三か月以内を目安に活動・収支の報告を掲載する。精算等が終わらない場合は、その時点の報告、未了事項、理由、次の公表予定を示す。最終報告は監査等の確認と正式承認後に公表し、確認の種類と範囲を明記する。
第6条 公式アカウントと公開前確認
万博の公式発信の名義は『IKIGAI万博実行委員会』にそろえ、アカウント・管理者・利用目的を事務局が記録する。公式LINEの案内はIKIGAIくんの本体窓口に統一する方針に沿って管理する。
担当者は原稿・画像の事実、権利、本人承諾、公開範囲を確認し、指定の承認者の確認後に発信する。学生が制作・運用する場合も同じ手続きを設け、個人アカウントとの区別を明らかにする。
第7条 正確な表現と広告の区別
開催前の画像や映像、生成AIによるイメージは、実績の記録と誤認されないよう表示する。研究の仮説を実証済みの効果として述べず、数値には対象・時点・出典を示す。
協賛・広告・商品紹介はその関係を明示する。協賛者の意向で活動報告や研究結果を不当に変更しない。未確定の特典、税制上の利益、大学等の参画を約束しない。
第8条 参加者の作品と個人情報
写真、歌、体験談、投稿、マイIKIGAIくん等を公開する場合は、使用目的、媒体、期間、加工の範囲、クレジット、取り下げ方法を確認する。本人の許諾範囲を超える再利用は改めて確認する。
非公開のcanvas記録や心理尺度の回答を広報へ流用しない。研究成果は承認された計画に沿って公表し、少人数の集計や引用から個人が推測されないか確認する。
第9条 訂正・相談・事故時の公表
誤りや権利侵害の申告は事務局が受け付け、必要な掲載停止、確認、訂正を行う。重要な誤りは訂正箇所・日付・理由が分かる形で知らせ、履歴を残す。
安全・個人情報等の事故は、被害防止と本人への必要な連絡を優先し、確認済みの事実、対応、次の更新予定を示す。被害者や相談者の個人情報を、説明責任を理由に不用意に公開しない。
第10条 改定と施行
本案は案 v0.3・未施行、制定日・施行日未定とする。総会が採択・改定し、社団側の確認と公式窓口・承認担当の設定を経て施行する。本規程の公開期限は運用案であり、採択後の対象から適用する。
委員会内部の規程間で矛盾する場合は会則を優先する。ただし、適用法令、社団の定款・権限や既存契約を本規程で変更しない。矛盾を確認した箇所は正式な手続きで修正する。