# 開始前の運用別紙・記入ひな形

**案 v0.3・未施行｜2026年10月11日**
本書は少人数運営のための記入ひな形です。記入だけで選任・承認・規程の採択が成立するものではありません。
会則・関連規程と社団の権限・手続きを確認し、必要な採択・承認を経て使用します。
AIは資料作成・記録整理を補助できるが、人の承認・検収・決裁を代替できません。

- 版：＿＿（要確認）／対象業務：＿＿（要確認）／適用期間：＿＿（要確認）
- 採択・社団側承認の記録：＿＿（要確認）／施行日：＿＿（要確認）
- 管理担当・保管場所：＿＿（要確認）／見直す条件：＿＿（要確認）

**開始条件：** 以下のうち該当する必須項目と担当本人の受諾、必要な承認が整うまで、新規の該当業務を開始しません。
対象外の項目は理由を記録します。研究・撮影・公開など一部の未確定を理由に、条件の整った一般参加まで一律に停止しません。

## 1．権限表：一つの業務につき一行

「決める」は委員会内の判断と社団の契約・支払決裁を区別。肩書だけで権限を付与しません。
週次など事前に定めた周期で、担当・代行・未処理案件を共有記録から見直します。
通常業務の兼務は記載します。本人への発注・経費・本人に関する相談などの利害関係者は、当該案件の確認・承認・監査から外れます。

| 業務 | 決める人・権限根拠 | 実行する人 | 確認する人・確認点 | 代行者・代行条件 | 対象・期間・金額等の上限 | 例外時の付議先 | 受諾・証跡の場所 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 参加案内・日程調整 | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） |
| 発注・契約・変更 | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） |
| 検収・支払・精算 | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） |
| 現地の安全・中止・再開 | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） |
| データ収集・提供・削除 | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） |
| 広報・撮影・公開・訂正 | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） |
| 研究協力・相談対応 | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） | ＿＿（要確認） |

業務ごとに役割が異なる場合のみ行を分けます。新しい担当の任命を本書の記入だけで行いません。

## 2．1案件1記録：以下を複製し、資料はリンクで参照

- 案件ID・件名：＿＿（要確認）／状態〔準備・承認待ち・実行中・完了・保留〕：＿＿（要確認）
- 目的・対象・実施期間・成果物：＿＿（要確認）
- 費用・財源・予算残・支払条件：＿＿（要確認）／相手方：＿＿（要確認）
- 適用する権限表の行・委任範囲：＿＿（要確認）／例外・条件変更：＿＿（要確認）
- 必要な同意・権利・安全・データ条件と確認結果：＿＿（要確認）
- 確認者・結果・記録日：＿＿（要確認）／承認者・承認範囲・記録日：＿＿（要確認）
- 実行担当・期限・結果：＿＿（要確認）／完了確認・残務：＿＿（要確認）
- 見積・契約・同意・納品・請求等の保存先：＿＿（要確認）
- 公開する要旨・非公開部分と理由：＿＿（要確認）

定型業務は承認済み手順・期間・範囲を一つの案件として管理できるが、個別取引と実行の証跡は辿れるようにします。
重要な条件変更は同じ記録に履歴を追記して再承認。承認前の実行や金額分割による決裁回避はしません。

## 3．関連当事者への発注：該当案件の記録へ追記

社団と実装支援会社との取引を含め、関係を申告し、実際の権限と利害関係を確認します。

- 関係する人・法人・兼職等／除外する審議・確認・決裁：＿＿（要確認）
- 仕様・価格根拠・選定理由・比較省略理由（該当時）：＿＿（要確認）
- 成果物の権利・データ範囲・追加変更条件：＿＿（要確認）
- 発注承認者と社団側権限根拠／受注側当事者でないことの確認：＿＿（要確認）
- 検収者・検収条件・結果／受注側当事者でないことの確認：＿＿（要確認）
- 支払承認者・支払実行者／承認・請求・検収の照合：＿＿（要確認）
- 代行者・受諾／独立した権限者を確保できない場合の付議先：＿＿（要確認）

適切な権限者がいなければ当該発注・支払を保留。外部助言だけで承認権限が生じたとは扱いません。

## 4．地域開催：開催単位で確認

| 開始条件 | 記入・確認先 |
|---|---|
| 主催・会場・日時・現地責任者・事務局連絡先 | ＿＿（要確認） |
| 費用・契約・保険・必要な許可の責任分担と相手方承諾 | ＿＿（要確認） |
| 定員・避難・救護・天候等の中止条件・参加者への連絡手段 | ＿＿（要確認） |
| 申込条件・料金・変更／返金・撮影・データ管理主体の案内 | ＿＿（要確認） |
| 開催可否の決定者・確認者・記録 | ＿＿（要確認） |

- 緊急停止：対象・判断条件＿＿（要確認）／現場担当・代行・連絡順＿＿（要確認）
- 安全確保を先行し、委員長等との連絡待ちで避難・救護を遅らせません。
- 初報先・連絡方法・不通時の代行順：＿＿（要確認）／経緯・措置の記録先：＿＿（要確認）
- 再開条件・対応者とは別で利害関係のない人による安全／情報管理等の確認：＿＿（要確認）
- 再開決定者・権限根拠・代行・判断期限：＿＿（要確認）
- 再開の判断者や必要な確認が確保できない場合は該当部分の停止を継続。費用は社団の緊急決裁手続きを確認します。

## 5．参加者・学生への説明：共通案内一枚と個別選択

- 一般参加／運営・ボランティア／委員加入／研究協力は別の選択であることを説明：＿＿（要確認）
- 運営活動の内容・期間・活動上限・有償／無償・経費・保険：＿＿（要確認）
- 担当変更・辞退・質問の窓口：＿＿（要確認）／独立した相談先・その代替先：＿＿（要確認）
- 学業や所属先の評価、一般参加の扱いと研究協力を結び付けない旨の説明：＿＿（要確認）
- 加入した学生も一人一票。指導・評価関係による投票や研究選択への圧力を禁じ、当事者を介さず意見を届ける方法：＿＿（要確認）
- 撮影／AI加工／掲載／研究の選択、撤回方法と限界、保存期間：＿＿（要確認）
- 未成年者への説明と用途別に必要な保護者同意：＿＿（要確認）
- 本人が選んだ内容・説明版・確認記録の保存先：＿＿（要確認）

## 6．公開・非公開：案件記録の要旨を再利用

| 分類 | 情報の例 | 承認者・閲覧範囲・保管先・期限 |
|---|---|---|
| 公開候補（確認後） | 確定した体制、規程の版・状態、主要決定、活動・収支概要、窓口 | ＿＿（要確認） |
| 関係担当者のみ | 個別契約・見積・詳細会計、連絡先、内部の権限情報 | ＿＿（要確認） |
| 必要最小限の担当者のみ | 相談記録、非公開の写真・心理回答、研究の対応情報 | ＿＿（要確認） |

本人・所属先の承諾、機密、権利を確認して公開。案・未施行、相談中、未承諾を確定事項と混同しません。
非公開でも主要決定の説明は可能な範囲で要旨に残し、非公開の理由を記録します。

## 7．開始確認

- 該当業務と対象外項目の理由、必要な受諾・承認・窓口を確認した人：＿＿（要確認）
- 開始できる業務・範囲：＿＿（要確認）／未開始の業務と未了条件：＿＿（要確認）
- 次の確認担当・期限・記録先：＿＿（要確認）


## 8．企業の参画と産学共創：案件ごとに確認

- 企業・大学・団体名／担当者／所属先の承諾／本人の参加意思：＿＿（要確認）
- 委員登録の有無・受入れ記録／プロジェクトのみの協力範囲：＿＿（要確認）
- 持ち寄る課題・実施場所・役割・期間・費用・成果物・知的財産・公表条件：＿＿（要確認）
- 安全・保険・個人情報の管理主体／共有範囲／担当と承諾：＿＿（要確認）
- 企業への発注等の利害関係／除外する決裁／独立した確認者：＿＿（要確認）
- 研究を伴う場合の計画・必要な倫理手続き・社員や学生の別同意：＿＿（要確認）
- 振り返り・成果共有・継続する活動・見直しの担当：＿＿（要確認）

企業としての参画、担当者個人の委員登録、研究協力は区別する。会員資格や協賛額による追加議決権・データ閲覧権は付与しない。